软件系统简述

1. 现状分析
现代办公自动化建设，实质上是利用完善的网络资源，先进的计算机软件，来进行信息的流动，实现管理的现代化，决策的科学化。因此，整个应用系统的规划设计，直接决定了系统实施的效果。
针对现代办公系统的需要，我们提出了下面的规划方案。这套方案旨在为现代企业和政府提供一套全面的办公解决方案，为现代化办公手段和管理模式的实施提供保障，使现代企业和政府成为面向21世纪的新型机构，为现代企业和政府的更好地适应时代和社会的发展提供广泛的空间。

现代办公系统特点

现代的办公系统的主要系统特色有：
比较复杂的公文（收文、发文）流转，对文字审核有严格要求；
对信息采编（汇编）有较高要求，确保信息上传的顺利进行；
系统在实现无纸化办公、提高办公效率的基础上，应该注重为领导提供服务；
系统支持移动办公和远程办公；
针对为领导服务这一要求，系统应该提供领导讲话管理、领导日程安排等功能模块；
系统提供给办公人员相互交流的场所；
应用软件系统结构应该提供与上级单位、兄弟单位、下级单位联接的开放接口；
对系统数据安全、用户权限控制有严格要求；

返回顶部

实施办公系统的目的

充分利用党委、政府、部门机关、事业单位掌握着的社会信息资源
自从80年代中期开始使用计算机以来，国内许多单位都建立了自己的信息系统。但都是基于传统的关系数据库建立的事务处理系统。统计表明：目前我国党委、政府部门建立了3000多个大型或超大型数据库，但这些信息一直没有有效利用起来；而党委、政府日常工作中经常遇到的流程处理、信息共享、部门协作、人员通讯、非结构化数据的处理也没有一个统一的应用平台。

实施办公有利于提高政府机关的办公效率
实施办公后，许多重复性的工作就可以由计算机来完成，如跟踪反馈信息、发送通知；还可以减少许多不必要的工作，如文档管理；可以在很大程度上提高公文、信息的传递速度和准确性；方便了领导和工作人员办公（移动办公）。

实施办公有利于减小机关公务员的劳动强度
实施办公系统后，许多重复性的繁复劳动，如送递公文、发送信息等工作可以由计算机来完成，工作人员就可以从中解脱出来。

实施办公可以实现无纸办公、节约办公经费
实施办公系统后，办公信息均为数字化信息，刊物均为电子刊物，无须纸张、印刷品，可以在很大程度上节约办公经费，实现无纸化办公。

返回顶部

实施办公可以使政府对社会公众提供更好的服务
实施办公系统后，可以利用先进的计算机网络技术为社会公众提供更好的服务，能够更好地与社会公众进行沟通，及时听取反馈意见。如上访信息管理系统可以方便社会公众上报信息，避免手工方式下所需要材料需要往返多次才能按要求全部提供的弊病，使政府对社会公众提供更好的服务。

实施办公可以充分利用党委、政府、企业内部的知识资源和技能
党委、政府、部门机关及企业的工作人员具有较高的基本素质，实施办公后许多重复性的繁复劳动可以由计算机来完成，工作人员可以有时间进行学习或再教育，提高自身素质，以便更好地为社会公众服务。

返回顶部

2. 同铭办公系统规划

计算机网络拓扑结构规划



现代企业和政府办公自动化系统不仅涉及到自身的办公，还涉及到上下级单位及兄弟单位之间的信息共享和文件传递，涉及到的潜在用户数量较多。因此，网络布置必须提供良好的扩充性和接口。为了提高系统的运行效率，网络域的配置规划显得尤为重要。

返回顶部

电子邮件规划

A、邮件系统平台
邮件用户分类：
（１）同铭OA邮件用户，使用同铭OA服务器提供的应用服务；
（２）INTERNET邮件用户，只具有邮件功能。不使用同铭OA客户端软件。用户采用第三方POP3客户端软件（如outlook，FoxMail）收发电子邮件；
（３）WEB MAIL，采用web浏览器工作，类似于同铭OA客户端功能。

邮件路由
邮件路由是将邮件消息沿着一条由服务器构成的路径传递，直至某个服务器的邮件路由为这一邮件找到收件人。
邮件的拓扑结构也采用分级的集中式拓扑结构（HUB-SPOKE）。
因为处在同一命名网络中的服务器之间的邮件路由不需要连接文档，我们推荐将一部门或联系比较密切，相互之间访问频繁，对连接速度有较高要求的几个部门划分在同一个命名网络中。

连接文档
TOTEMIC命名网络与其他命名网络进行连接由连接文档指明路由。一个TOTEMIC命名内只能有一个服务器来实现与其他命名网络的连接。建议低优先级邮件路由时间设置为中午12:30。邮件路由时间间隔为１小时。待发邮件数根据跨服务器邮件的数量和连接速度进行调整，建议基本设置为５-10封。

返回顶部

用户分配：
在同一部门或工作环境临近的用户的邮件文件应该在同一服务器上，如果连接速度较快，工作地点距离较远但是相互邮件通信频繁的用户，也应放在同一邮件服务器上。

容错性：
邮件路由发生错误，由发信人所在服务器管理员负责解决，如果发现问题不在本地，由他负责向子区域管理员提出，由问题所在地管理员负责解决。如果问题在区域内无法解决，由区域管理员向系统管理员提出，由公路管理局管理员指导解决。
每个服务器上死信的管理由此服务器管理员管理和通报。

接口协议：
TOTEMIC命名网络之间的连接建议使用TCP/IP协议
与外部网络以及INTERNET的邮件交换通过两个外部域进行通讯，为了保证安全性，需要安装防火墙软件和防病毒软件，把可能带来的损失控制在外部域内。

B、外部网络域路由策略
外部网络策略用来使用户可以把同铭OA的信息发送到外部环境中。

场所：
所有于外部的通信和联络都要经过公路管理局外部网络域以便于控制和管理。这样所有的外部域服务器都设在公路管理局内。对每个不同的非同铭系统的连接都要建立一个外部网络域。

返回顶部

容量：
根据实际使用的需要决定其容量，一般在使用较少的情况下，容量不必设置过高。

管理/监控：
对外部网络域的管理和监控由公路管理局管理员完成，可以考虑由专人负责管理和监控。在管理一节中将作具体说明。

C、Internet邮件策略
同铭OA SERVER具有对Internet邮件协议的本原支持，通过SMTP或IMAP可以提供同铭OA邮件和Internet邮件的相互转换和访问，为了安全性，建议设立独立的web电子邮件服务器，专门处理到Internet的电子邮件服务，外部发往本域的电子邮件，经由改专门的服务器路由到内部。

3. 总体设计思想

系统结构：
本系统是建立在WINDOWS平台上的，基于关系型数据库。整个系统是多层分布式系统，后台数据库为SQL SERVER2000中间层采用微软的MTS/COM+结构，前端为DELPHI6.0系统开发的客户端。

返回顶部

以应用为中心：
在同铭办公自动化系统中，实际上各部分流程已融合到其整体管理体制中，只能优化，不能改变，所以我们在办公自动化系统建设中所采用的方式是“以应用为中心”的思想，结合用户实际情况，充分发挥计算机与网络技术的优势，优化业务流程。逐步建立管理规范化、服务全面化的业务体系。

管理规范化：
管理规范化包括业务规范化和信息规范化。在管理上优化办公过程、 优化信息结构、完善办公管理业务及其流程；通过信息规范化，在工作过程中提出更多、更新的信息需求，并帮助归纳信息、减少信息的重复和不一致。

服务全面化：
加强现代企业和政府内部与外部之间的交流，为企业和政府内部和外部（包括客户）提供更多的服务。主要包括三个方面：内部信息服务、内部信息对外服务、获取外部信息服务。通过信息与服务的交流加强现代企业和政府内部各业务部门之间或下级单位之间的交流与协作，将获得越来越多的信息与服务，良性循环将使所有人获得收益。

返回顶部